. еря такого первичного учетного документа, как заполненная товарная или товарно-транспортная накладная, может привести к серьезным последствиям, в том числе к административным санкциям при проверке организации контролирующими органами. Давайте разберемся, какие действия необходимо предпринять при обнаружении факта утраты.
Накладная - первичный учетный документ
Все субъекты хозяйствования обязаны использовать типовые формы накладных <1> - ТТН-1 и ТН-2.
--------------------------------
<1> Перечень первичных учетных документов, утвержденный Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 N 360.
Бланк накладной заполняется ответственным исполнителем совместно с другими участниками хозяйственной операции в порядке, установленном Инструкцией по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 "Товарно-транспортная накладная" и ТН-2 "Товарная накладная" <2>. При этом бланк накладной, включенный в Государственный реестр бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты <3>, превращается в первичный учетный документ, имеющий юридическую силу <4>.
--------------------------------
<2> Утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 N 192.
<3> Подп. 3.1 Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 N 1846 "О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты"; http://minfin.gov.by/rmenu/gosznak/.
<4> Ст. 9 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее - Закон N 3321-XII).
Срок хранения первичных учетных документов, в том числе накладных, по общему правилу составляет три года после проведения проверки налоговыми органами при условии завершения ведомственной проверки <5>. Ответственным за организацию хранения первичных учетных документов является руководитель организации <6>. По истечении установленного срока хранения они подлежат уничтожению в определенном порядке <7>.
--------------------------------
<5> П. 177, 1049, 1054 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 140.
<6> Ст. 16 Закона N 3321-XII.
<7> Гл. 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее - Инструкция N 4).
Что делать, если утеряна заполненная накладная?
Утрата накладной не является основанием для признания заключенного договора купли-продажи недействительным <8>, а также не влияет на действительность договора автомобильной перевозки груза <9>. Те же правила касаются и утерянной CMR-накладной <10>.
--------------------------------
<8> Ст. 169 - 180 Гражданского кодекса Республики Беларусь.
<9> Ст. 37 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 N 278-З "Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках".
<10> Ст. 4 Конвенции Организации Объединенных Наций от 19.05.1956 о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ).
Субъект хозяйствования обязан обеспечивать сохранность необходимых для налогообложения документов в течение установленных законодательством сроков и предоставлять их при проведении проверки <11>.
--------------------------------
<11> Подп. 1.6, 1.11 ст. 22 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК).
Налоговые органы и их должностные лица в свою очередь имеют право требовать и получать от плательщика необходимые для исчисления, уплаты и взыскания налогов, сборов (пошлин) документы (их копии), в том числе при проведении проверки <12>.
--------------------------------
<12> Подп. 1.1, 1.6 ст. 81 НК.
Вместе с тем утеря как выписанной в организации, так и полученной от поставщика накладной может быть обнаружена самостоятельно до проведения проверки налоговым органом.
Выход из сложившейся ситуации есть: утраченные первичные документы могут быть восстановлены плательщиком <13>, если у контрагента по хозяйственной операции - поставщика или получателя товара имеется оригинал накладной.
--------------------------------
<13> Абз. 8 подп. 9.2 Указа Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 N 510 "О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь" (далее - Указ N 510).
Утраченная накладная восстанавливается путем получения у контрагента копии, воспроизводящей все реквизиты данного документа (в том числе реквизиты бланка). Для придания юридической силы копию нужно надлежащим образом заверить. Отметка должна включать слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Заверительную надпись необходимо удостоверить печатью организации <14>.
--------------------------------
<14> Ч. 1 - 4 п. 64 Инструкции N 4.
Организация-контрагент может заверить копии только тех накладных, которые выписывались в ней. Допускается делать копии документов, оформленных сторонними организациями, для представления третьим лицам с разрешения этих организаций <15>. Полагаем, что если организация, выписавшая накладную и утерявшая свой экземпляр, обращается к покупателю за копией, он может снять и заверить копию своего экземпляра накладной.
--------------------------------
<15> Ч. 8, 9 п. 64 Инструкции N 4.
Если утеря накладной обнаружена во время проверки налоговым органом и, следовательно, она не может быть представлена сразу, проверяющие вправе предъявить проверяемому лицу письменный запрос, в котором устанавливается разумный срок (не менее двух рабочих дней) для ее представления <16>.
--------------------------------
<16> П. 1, 2 ст. 75 НК.
Кроме того, если в ходе плановой проверки требуется восстановить утраченные первичные документы, она может быть приостановлена по решению руководителя государственного органа или его уполномоченного заместителя на срок до трех месяцев <17>.
--------------------------------
<17> Абз. 1, 3 п. 27 Положения о порядке организации и проведения проверок, утвержденного Указом N 510.
Если контрагент отказывается выдавать копию, налоговые органы вправе напрямую послать ему письменный запрос на представление необходимых для проверки документов или назначить встречную проверку для установления (подтверждения) достоверности и законности совершения финансово-хозяйственных операций с проверяемым субъектом <18>.
--------------------------------
<18> П. 1, 2 ст. 75 НК, абз. 11 ч. 1 п. 5 Указа N 510.
Последствия утраты накладной и непредставления ее копии
Иногда нет возможности истребовать копию у контрагента, например, если он уже ликвидирован либо документы по истечении установленного срока хранения уничтожены.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ НА ЗАМЕТКУ ¦
¦ Если утеряны все экземпляры накладной, законодательство не¦
¦предусматривает оформление их дубликатов ¦
L--------------------------------------------------------------------------
В данной ситуации можно порекомендовать плательщику взять объяснительные записки:
- у лиц, причастных к утере накладной, с указанием обстоятельств, при которых она была утрачена, а также причин, по которым накладную невозможно восстановить;
- у лиц, причастных к данной хозяйственной операции, с приложением документов, которые могли бы подтвердить факт того, что данная хозяйственная операция имела место, например, расходного складского ордера или требования-накладной на отпуск сырья в производство и т.п.
На основании собранных доказательств составляется бухгалтерская справка, которая служит основанием для отражения хозяйственной операции.
Подтверждающие документы помогут организации отстоять свою позицию в суде, если налоговый орган после проверки пересчитает сумму налогов.
Непредставление проверяемым лицом затребованных при проведении проверки документов может повлечь за собой ответственность, предусмотренную законодательством, и стать основанием для приостановления операций плательщика по его счетам в банке <19>.
--------------------------------
<19> Подп. 2.3 ст. 53, п. 3 ст. 75 НК.
Кроме того, при отсутствии у плательщика или непредставлении им документов, связанных с налогообложением, налоговый орган вправе определять в установленном порядке <20> размер причитающихся к уплате в бюджет сумм налогов, сборов (пошлин), в том числе расчетным путем <21>. После восстановления документов налоговые органы пересматривают определенные в расчетном порядке суммы налогов и сборов, но не позднее трех месяцев со дня вручения (направления) плательщику акта проверки <22>.
--------------------------------
<20> Положение о порядке определения размера причитающихся к уплате в бюджет сумм налогов, сборов (пошлин) на основании сведений о движении денежных средств по счетам проверяемого субъекта в банке и (или) сведений о проверяемом субъекте, полученных от других государственных органов, юридических и физических лиц, либо расчетным методом на основании сведений о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях, осуществляющих аналогичные виды деятельности, утвержденное Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2010 N 426.
<21> Ч. 1 п. 2 ст. 81 НК, п. 17 Указа N 510.
<22> Ч. 2 п. 2 ст. 81 НК, абз. 8 подп. 9.2 Указа N 510.
Факт совершения хозяйственной операции необходимо подтвердить первичным учетным документом, имеющим юридическую силу <23>, поэтому при его отсутствии наиболее ощутимыми будут налоговые последствия у покупателя:
- затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, могут быть уменьшены на стоимость приобретенных товарно-материальных ценностей <24>, в результате чего нужно будет доплатить налог на прибыль <25>;
- предъявленная продавцом сумма НДС не подлежит вычету <26>, следовательно, увеличивается налог к уплате <27>.
--------------------------------
<23> Ст. 9 Закона N 3321-XII.
<24> Подп. 2.4 ст. 130 НК.
<25> П. 1, 2 ст. 126, п. 1 ст. 127 НК.
<26> П. 5, 6 ст. 107 НК.
<27> П. 5 ст. 103 НК.
Отражение на счетах бухгалтерского учета и принятие в расчет налоговой базы по налогам, сборам (пошлинам) операций при отсутствии первичных учетных документов признается ошибкой, которая должна быть исправлена в установленном порядке <28>.
--------------------------------
<28> Ч. 2 п. 3 Инструкции о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2005 N 83 (далее - Инструкция N 83).
Внесение исправлений путем отражения на счетах бухгалтерского учета и пересчета налоговой базы по расчету налогов оформляется бухгалтерской справкой-расчетом <29>.
--------------------------------
<29> П. 4, 5 Инструкции N 83.
Независимо от периода допущения ошибки исправление в бухгалтерском учете производится в месяце обнаружения ошибки (п. 8 Инструкции N 83).
В налоговом учете допущенные ошибки исправляются путем внесения в установленном порядке изменений и (или) дополнений в налоговые декларации (расчеты) (ч. 1 п. 8 ст. 63 НК; п. 7 Инструкции о порядке заполнения налоговых деклараций (расчетов) по налогам (сборам), книги покупок, утвержденной Постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 15.11.2010 N 82).