Актуальный для многих вопрос о порядке списания испорченных бланков строгой отчетности (БСО), включая первичные учетные документы (ПУД) и Квитанций о приеме денежных средств. На примере Квитанции. Эти Квитанции - книжки по 50х2 номеров. Например, испорчены 2 экземпляра бланка (с одним номером!) из середины Книжки. Как их списать?
1. Читаем Инструкция о порядке использования и бухгалтерского
учета бланков строгой отчетности, утв. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 N 196
15. Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности сохраняются организацией (индивидуальным предпринимателем) вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Сразу вопрос: что такое испорченные и чем они отличаются от аннулированных? Для примера, из ранее действующего з-ва:
В Инструкции N 134/78/52 конкретизировано понятие "порча бланка": это повреждение его поверхности (дыры, стертость и прочее) при хранении, транспортировке бланка. Таким образом, испорченные при заполнении бланки строгой отчетности (сбой компьютерной техники, ошибки при ручном заполнении, сбой при распечатке на компьютере и т.п.) не подпадают под понятие порчи и, следовательно, не включаются в акт списания бланков первичных учетных документов, представляемый в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.
А как сейчас? Испорченные при заполнении бланки строгой отчетности (сбой компьютерной техники, ошибки при ручном заполнении, сбой при распечатке на компьютере и т.п.) - это испорченные или аннулированные?
2. Испорченные (аннулированные) Квитанции вырезаются из книжки (включая и 1-й экземпляр) и прилагаются к реестру бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению? Сам реестр с приложенными к нему испорченными (аннулированными) Квитанциями подлежит хранению до проверки налоговыми органами?
3. Выше - порядок хранения, а не списание этих бланков. Для их списания необходимо составить Акт списания? В этом акте отразить 2 экземпляра списанного номера Квитанции? Соответственно, в колонке "4 Количество бланков" реестра бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, указать - 2? А что делать, если второй экземпляр испорченной Квитанции отсутствует?
Или везде указывать только первый экземпляр испорченной Квитанции?
4. Далее из Инструкции:
16. Подготовка к уничтожению испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности начинается по истечении срока, указанного в пункте 15 настоящей Инструкции, по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных. Для этой цели приказом назначается комиссия в составе должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя), которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 7 с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению.
17. Списанные бланки строгой отчетности оставляются на хранение в той же организации (у того же индивидуального предпринимателя). В трехдневный срок акт на списание бланков строгой отчетности представляется на утверждение руководителю организации (утверждается индивидуальным предпринимателем). Руководителем организации акт утверждается в течение пяти дней после его получения.
Как факт порчи (аннулирования) бланков отразить в Книге учета БСО? Списать их до проведения проверки налоговыми органами нельзя (п.п. 15 и 16 Инструкции). Соответственно, в Книге учета БСО их списать вместе со всей книжкой нельзя - всю книжку целиком списать нельзя. Их надо выделить из остальных в книжке. Т.е. в Акте списания указываем номера с первого до испорченного (аннулированного) и с испорченного (аннулированного) - до последнего, т.е. испорченный (аннулированный) - исключается из номеров. Отразить эту операцию в Книге учета БСО одной строкой невозможно - или двумя строками с одним основанием (Акт списания) или двумя разными строками с двумя разными основаниями (два разных Акта списания)?
Если не углубляться в дебри - такой пример. 