Попробуйте подойти системно и в своей предметной области для себя глобально выделить (нарисовать на бумаге):
- объекты автоматизации
- их характеристики (свойства)
- требуемые действия над объектами автоматизации
- требуемые выходные формы\отчеты после выполненных действий над объектами
Дальше определите:
- количество пользователей\ролей в вашей системе
- необходимость в сетевом доступе к БД ПО (через локальную сеть, через интернет и т.п.)
- необходимость в авторизованном доступе к БД (через логин и пароль)
- объем операций\сделок\транзакций в день
- необходимость функции поиска в системе
- необходимость ведения историчности данных
- необходимость протоколирования действий пользователей системы
- необходимость разграничения по ролям право на выполнение определенных операций\просмотр данных
Разложите по полочкам это для себя - легче будет понять программисту предметную область и оценить объемы работ. Самое сложное во взаимодействии клиента и заказчика - это доходчиво объяснить программисту что именно вы хотите от разработанной программы. Надо буквально сесть и по пунккам конкретно перечислить на бумаге то, что должна делать программа. Вообще, если по взрослому, то в идеале от вас программист должен получить техническое задание на разработку ПО в котором четко и недвусмысленно должны быть описаны требования к разрабатываемому ПО, а также объекты автоматизации и их характеристики. Можно, конечно, договорится что это сделают за вас, (а вы только подпишетесь потом под ним (да, все именно так и должно быть, или вот тут забыли одну операцию или не упомянули один отчет), но вы сами должны понимать что написание ТЗ за вас тоже будет стоить чьих-то трудозатрат.
- в какую организацию лучше обратиться, чтоб получить качественный продукт за умеренные деньги?
В ту организацию, которой более\менее знакома ваша предметная область. И не забывайте, что стоимость разработанного ПО ровняется количеству потраченного на него нормочасов помноженное на стоимость самого нормочаса. Перед заключением договора на разработку ПО обязательно поинтересуйтесь сколько планируется потратить нормочасов и какова стоимость самого нормочаса - нормальный и вменяемый разработчик не делает из этого никакого секрета. Ну и отдавайте себе отчет в том, что если ТЗ получилось на ХХХ листов, то и много-много гемороя программиста реализующего ваши требования к ПО будут стоить соответственно.
ЗЫ. А ещё стоит подумать над требованием
- объем операций\сделок\транзакций в день
Если объемы и в правду невелики, то имеет смысл подумать про ведение первичной учетной информации в MS Excel. Поверьте, средство на самом деле очень мощное, и в зависимости от того насколько хорошо вы его знаете и пользуетесь им, можно с успехом автоматизировать ЛЮБОЙ учет.